Des conditions générales sont nécessaires à une gestion efficace et équitable. Vous les trouverez ci-dessous pour 2024: elles correspondent aux valeurs d’équité qui doivent fonder une association telle Odonto ASBL. Toute inscription et/ou tout paiement valent acceptation automatique de ces conditions, qui ont été définies dans l’intérêt général.
• Quelle est la procédure d’inscription?
Pour des raisons légales, d’accréditation, et d’assurances, les inscriptions sont strictement nominatives; elles ne peuvent faire l’objet de cession entre personnes.
Les inscriptions doivent parvenir au moyen du formulaire ou d’une copie de ce dernier. Ce formulaire permet à Odonto ASBL de comprendre les souhaits d’inscriptions et de vérifier le détail des coordonnées. Odonto ASBL ne peut garantir le traitement administratif de formulaires illisibles ou incomplets.
Seule la réception du paiement exact valide l’inscription, dont la date-valeur fait foi pour l’attribution des places disponibles ainsi que pour le calcul des frais liés aux inscriptions tardives.
Les inscriptions sont toujours confirmées par Odonto ASBL au moyen d’un courrier personnel contenant un reçu comptable numéroté. Si une telle confirmation n’est pas reçue par le participant dans les huit jours de son règlement exact, ou si la confirmation contient une divergence avec l’inscription souhaitée, il appartient au participant de se manifester sans délai auprès d’Odonto ASBL.
Il appartient au participant d’archiver correctement le reçu comptable numéroté. Pour toute demande de duplicata, des frais d’administration sont demandés à hauteur de 7,50 euros par document.
En cas de règlement bancaire dans la semaine précédant une activité, une preuve de paiement est demandée à l’accueil; à défaut de celle-ci, une caution en espèces est exigée, ou l’accès à l’activité est refusé.
• Les activités d'Odonto ASBL donnent-elles droit à l’accréditation?
Odonto ASBL est un organisateur agréé et remplit loyalement les formalités liées au système de l’accréditation en Belgique. Néanmoins, Odonto ASBL ne peut être tenu responsable de décisions ou de délais qui ne lui appartiennent pas, notamment en ce qui concerne l’agréation d’activités ou l’accréditation individuelle des participants. Le participant renonce à tout recours contre Odonto ASBL dans ce cadre.
Le règlement de l’accréditation stipule que l’organisateur doit valider l’attestation de présence seulement à la fin du cours, et que pour entrer en ligne de compte le cours doit être suivi entièrement. En conséquence, si un participant arrive en retard, ou part en avance, l’accréditation ne peut lui être accordée, sans qu’Odonto ASBL ne puisse en être tenu pour responsable. Dès lors, il incombe au participant de prévoir la marge de sécurité nécessaire dans ses horaires de déplacements et de présence.
Il est de la responsabilité du participant de conserver son attestation de présence validée. Il n’est pas possible d’en délivrer un duplicata.
• Comment fonctionnent les réductions?
Les réductions sont calculées par le participant en suivant les directives du formulaire d’inscriptions. Le contrôle en est fait par Odonto ASBL dès réception du formulaire.
• Qu’est-ce que l’assurance-annulation?
Les inscriptions à Odonto ASBL ne sont ni remboursables ni échangeables (low cost). Toutefois, le participant peut choisir de souscrire à la Formule Flex facultative. Cette dernière permet au participant, grâce au versement d’une prime annuelle unique, d’annuler sa participation à une activité Odonto-Symposium ou Odonto-Club jusque 24 heures avant le début de celle-ci (interprétation stricte). Le participant empêché peut alors choisir soit le report sans franchise de son inscription vers une autre activité de même nature (dans les limites de disponibilité et sur la même année civile), soit le remboursement du montant de son inscription avec une franchise de 20%. Dans cette seconde hypothèse, les réductions éventuellement accordées sont recalculées déduction faite de l’inscription annulée.
La souscription à la Formule Flex se fait au moyen du formulaire d’inscriptions et sort ses effets au moment du versement de la prime unique sur le compte d’Odonto ASBL. Les inscriptions antérieures à la souscription de la Formule Flex ne sont pas couvertes.
Si, pour une raison quelconque, par exemple économique ou sanitaire, ou suite à une décision des Autorités compétentes, Odonto ASBL devait annuler une activité, le participant dûment inscrit serait invité à choisir soit le transfert sans frais de son inscription vers une autre activité de même nature (dans les limites de disponibilité et sur la même année civile), soit le remboursement. Dans cette seconde hypothèse, les réductions éventuellement accordées sont recalculées déduction faite de l’inscription annulée.
• Quelles sont les règles spécifiques aux peer-reviews?
Ces règles garantissent le respect des obligations légales de l’accréditation (principalement la constitution de groupes de 8 à 20 personnes, sans dérogation ni à la hausse ni à la baisse). Aussi, quelques règles complémentaires sont indispensables :
- l’inscription à 2 peer-reviews consécutifs est obligatoire; le premier peer-review implique le paiement de l’inscription, le second est offert
- la présence effective est obligatoire aux deux sessions afin de ne pas mettre en danger l’accréditation des autres participants du même groupe
- le participant fait part de ses préférences calendaires sur le formulaire d’inscriptions; toutefois, il est possible qu’il soit affecté dans une autre session, en fonction des disponibilités (affectation dans l’ordre de réception des règlements); cette affectation est sans appel, et le participant est tenu de lire attentivement la confirmation qui lui est envoyée et de respecter les horaires annoncés (pas de dérogation)
L’organisateur personne physique des peer-reviews d’Odonto ASBL, au sens donné par le règlement de l’accréditation, est le praticien agréé sous le n°710 par l’INAMI. L’organisateur événementiel au sens du droit commun est Odonto ASBL.
• Le parking et les repas sont-ils compris?
Odonto ASBL encourage l’utilisation des transports en commun. En cas de déplacement en voiture, le parking gratuit suggéré n’implique aucune garantie de disponibilité, aucune obligation ni aucune responsabilité dans le chef d’Odonto ASBL.
Les prestations de catering annoncées ne font pas partie du tarif de l’activité de formation; elles sont offertes, sans qu’il puisse s’agir d’une obligation pour Odonto ASBL. Les repas proposés sont issus d’une cuisine internationale de qualité, en privilégiant les produits issus de l’agriculture biologique, les circuits courts et l’insertion professionnelle.
Pour toute interprétation ou complément à ces conditions générales, les décisions d'Odonto ASBL sont seules valables.
D’autres questions?
Si un point ne vous paraît pas suffisamment clair, écrivez à Odonto.
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